Las reuniones en línea pertenecían a ese grupo de actividades que no habían sido transformadas en su totalidad por la era digital, hasta que la pandemia lo aceleró todo. De pronto, hasta las decisiones del condominio tuvieron que pasar a la virtualidad, ni hablar de las reuniones laborales, comerciales, escolares o cualquier otra que implicara algún tipo de movilidad geográfica. Aplicaciones como Zoom, Microsoft Teams, Jitsi Meet, Google Meet entre otras, alcanzaron picos de popularidad con respecto a su uso pero no se proporcionó a los participantes la formación necesaria para sacar el máximo provecho a estos contactos digitales. Los elementos distractores están presentes en todos los ambientes, incluso en aquellos controlados como oficinas y aulas. Sin embargo, cuando te encuentras en casa existen muchos otros aspectos que pueden ser más difíciles de dominar. Y cuando se combinan con las tecnologías, mantener la concentración resulta una tarea titánica, por lo que podrás estar en línea, pero ¿estás presente? Así que a continuación te presento una serie de recomendaciones, que te servirán para que logres sacar el mayor provecho a tus reuniones en línea.
1.- Informa a tu entorno cercano
Durante los últimos meses, algunos videos se hicieron virales por presentar situaciones vergonzosas durante una reunión virtual. Por otro lado, sin necesidad de llegar a estos extremos, tu atención se puede desviar porque alguien te hable o requiera de tu presencia.
Lo más recomendable antes de iniciar una reunión virtual, es que informes a las personas que comparten contigo el espacio físico. Explica que participarás en esta, por lo que no deberán interrumpirte ni acercarse al ángulo de la cámara durante ese período.
2.- Elimina los distractores
Las llamadas y mensajes instantáneos pueden desviar tu atención esos momentos en los que recibes información de importancia durante los encuentros en línea. Si estás en medio de una urgencia y necesitas tener el móvil encendido, lo mejor es que informes a los organizadores o al resto de los participantes para encontrar otro momento más oportuno para realizar la reunión. De lo contrario, apaga el móvil y cierra cualquier ventana que tengas abierta en tu equipo para que te enfoques en el contexto y obtengas la información necesaria. Otro distractor importante son las necesidades fisiológicas, el hambre, el frío o calor, así como las ganas de ir al baño, no te permitirán tener el máximo de condiciones para tener una participación en la reunión. Así que realiza con antelación los correctivos necesarios.
3.- Deja tu cámara encendida el mayor tiempo posible
Si tienes la oportunidad de elegir entre una cámara encendida o apagada, elige encenderla, ya que como sabrás que te observan, sentirás un mayor compromiso y prestarás más atención sobre la discusión planteada. Ahora bien, tener una buena cámara externa y un fondo de pantalla podrian ayudarte a sentirte mas comodo.
Si te ves en la obligación de apagarla, trata de mantener tu concentración y aprovechar al máximo el espacio, si estás allí es porque existe un interés comercial, educativo o laboral. No lo desperdicies.
4.- Toma nota de los puntos más resaltantes
No tienes que escribir todo lo que se dice, de todas maneras tampoco te dará chance de hacerlo. Pero, tomar nota te ayudará a enfocarte en lo que se dice y además te proveerá de una memoria escrita que te facilite recordar con facilidad el contexto de la reunión. Existen personas más visuales o auditivas, a quienes el simple hecho de ver o escuchar le resulta suficiente para memorizar con detalle cada frase dicha. Sin embargo, otros deberán hacer uso del movimiento así que el tomar nota le favorecerá la concentración.
5.- Pide la grabación de la reunión
La mayoría de las aplicaciones que proveen conferencias en línea, cuentan con el servicio de grabado de la sesión para dejar una copia en formato que pueda ser distribuido a sus participantes, luego de culminar la reunión.
Si no eres el anfitrión, solicita una copia para repasar puntos que tal vez no hayas podido comprender a plenitud de primer momento o para que te quede de soporte por cualquier eventualidad.
6.- Hidrátate
Estudios científicos han demostrado que la hidratación mejora de manera significativa los niveles de concentración en los seres humanos, además de equilibrar los estados de ánimo y proveer mayor agilidad mental.
La hidratación es imprescindible todo el tiempo, así que mantente hidratado el mayor tiempo posible. De igual manera, durante la reunión, ten a mano una botella de agua de tal forma que puedas tomar pequeños sorbos para mantener tu cerebro atento a lo que se plantéa.
Así que ya sabes cómo sacar el máximo provecho a tus reuniones. Si tienes otros consejos, déjalo saber a través de un comentario para ayudar a otros en esta maravillosa comunidad.
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